株式会社ソフィア（以下「当社」といいます。）は、個人番号及び特定個人情報（以下、「特定個人情報等」といいます。）の重要性を認識しその保護に関する社会的責任として、特定個人情報等の適正な取扱いの確保について組織として取り組むために、お客様、取引先及び従業員等の特定個人情報等の保護を重要事項として位置づけ、特定個人情報等の適正な取扱いに関する基本方針を以下の通り定め、代表者、従業員、その他の従業者に周知し、徹底を図ります。
1. 事業者の名称
株式会社ソフィア
2. 関係法令・ガイドライン等の遵守
当社は、個人番号及び特定個人情報等の取扱いに関し、「行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（以下、「番号法」といいます。）及び「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」、並びに「個人情報の保護に関する法律」（個人情報保護法）及び各省庁のガイドラインを遵守します。
3. 特定個人情報等の適切な取扱い
当社のお客様、取引先及び従業員（過去の在籍者も含みます）・当社従業員の配偶者および親族等の特定個人情報等を取得、保管、利用、提供又は廃棄するにあたって、当社が定めた取扱規程に従い適切に取扱います。
4. 利用目的
当社は、特定個人情報等を以下の利用目的の範囲内で取扱います。
5. 安全管理措置に関する事項
6. 継続的改善
当社は、特定個人情報等の保護が適正に実施されるよう、継続的に見直し改善します。
7. 特定個人情報の開示・訂正・利用停止等
□個人情報の開示 当社が保有する開示対象の特定個人情報は、個人情報保護法に基づき、本人またはその代理人から請求があった場合、利用目的の通知、開示、訂正、追加または削除、利用停止等（以下開示等） を行います。
- 下記＜特定個人情報に関するお問い合わせ窓口＞まで電話・FAX・メールのいずれかにてご連絡ください。
- 所定の用紙に必要事項を記入の上、ご本人であることを証明する書類と合わせて下記＜特定個人情報に関するお問い合わせ窓口＞へご送付ください。
※当社所定の開示等の請求書 「特定個人情報開示等請求書」
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開示等の請求にあたっては、対象となる特定個人情報に関わる本人であることを確認できる書類が必要となります。 下記のいずれかをご提示ください。
- 運転免許証の写し
- 保険証の写し
- パスポートの写し
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代理人による開示等の請求の場合、本人であることを確認できる書類（前項abcのいずれか）と本人からの委任状を添えて下記のいずれかをご提示ください。
- 住民票
- 戸籍謄本または妙本
- 請求された内容を審査した結果、開示できない場合があります。あらかじめご了承ください。その場合、開示できない理由を「個人情報の利用目的通知請求に対するご回答」にて本人に送付いたします。
- 「利用目的の通知」あるいは「開示」につきましては、1件のお申込みにつき手数料として1,000円（税別）をいただきます。
- 上記金額分の郵便切手を特定個人情報開示等請求書に同封し、「特定個人情報に関する問合せ窓口」まで郵送ください。
- 原則として請求書記載の本人住所宛に書面（封書郵送）・メールにてご回答申し上げます。
- 開示等の求めへの対応のためのみ取扱うものとします。
- ご提示いただきました書類等については、お問合せへの回答後、当社内において速やかに廃棄いたします。
当社における特定個人情報等の取扱いに関する質問又は苦情につきましては、下記担当窓口までお問い合わせ下さい。
